Board Meeting of Hackuarium 'without walls' - 23jan19
EVERYONE IS WELCOME!

'''Agenda of another Super Special Board Meeting'''

Date: Wednesday, January 23rd, 18:30-19:30h
 
Place: Room Captain Kirk, Mass Challenge, Les Ateliers de Renens, floor 3, Chemin du Closel 5, 1020 Renens

__TOC__
 

Chair
*

Present
* Olivier
* Vanessa
* Masoud
* Luc (remote via Skype)
* Rachel (remote via Skype)

Excused
* Gianpaolo

==Hello==
(Rachel, 1 min)

==Public minutes==
(Rachel, 1 min)

Get ok from all board members to upload minutes on wiki (or else discuss alternative below) 
Objections?
OK

Who can keep the time?
=Items=

==Point 1: Status on the new Coop and its Espace Créateur==
inspections (hopefully ok! esp in regards to roof and asbestos) and work being organised, with hoped for move by February 2019

Things look good, the space alliance coop will soon be registered (registre commerce)

Initially the rent is handled through Raffael and Rachel, will be handled by coop once its registered.

Vanessa: when to move in?

Rachel: movers 1rst february

Luc: negociate with movers to move things from Rachel's place

Rent around 600 chf for our space

Consider getting some money in a future meeting

Rent garantee 1704 chf

subrenting Contract between Hackuarium and the space alliance

For next meeting: get overview on who to join the coop, what does it imply (maybe Rafael can bring more insight)

Possibly share coop statutes on slack to get a better view

==Point 2: Transfer of info from Sam to new 'responsable IT' of Hackuarium ==
Still hoping for some edits to the main website ('moving labs' banner and location alt, at the least) 
Yann H says he can take on much of this (slack access and more) and maybe one of Vithoo's friends can help too.

Masoud can get the accesses/logins from Sam once his exams are finished.
Ask instagram login

==Point 3: Preparations for the meeting of the General Assembly ==
27fev19, need finance 'bouclement' (Masoud update), announcement and agenda sent by 30 days before meeting (27jan) 

Check how many people needed to accept a vote decision

Decide "ordre du jour" before 27.01.2019

For editing of Statutes, will need to at least change Articles 3 and 5 for our new space! 

not mention UniverCité, agree new Hackuarium address, thanks to UniverCité

Membership about the coop

Membership fee change? (concrete proposition needed, like 25 chf instead of 20)

How to divide services/support (as Hackuarium/Octanis/Coop), proposal?

Ask if the board can set conditions for this and workshops

Agenda should be begun.

==Point 4: Upcoming Projects and Events==
*Alienated Landscapes event and workshop, Hackuarium - Ateliers Bellevaux Mai 2019. It's happening, wanna be involved?
*Water Projet: Collaboration with Anima (Fribourg, CH) and Miranda Moss (CapeTown, SA). It's happening, wanna be involved?
*Ditchley Foundation organized a prestigious Conference and invited us (we need to crowdsource black tie)! Collecting COMMUNITY QUESTIONS [http://wiki.hackuarium.ch/w/2019_Ditchley_Foundation_Conference HERE] and [https://hackuarium.slack.com/messages/CFMB7TH3P/ HERE]
*500Foods, sequencing study, a collaboration between SwissDecode, EPFL Marcel Salathé and Hackuarium (Luc H can lead on event planning, while RA liases and organises also between SDC's Paulina and Pietro and EPFL's Talia S.)
*'Ramène ta Science' at the Palais de Rumine, 16mars - Living Instruments and oFoldscope workshops (LucH and RA)
*Manon's biosculptures for Lausanne Jardins - update on progress? NO
*Potential Research Fellow after June 2019: Thierry Bardini, Montreal prof on sabbatical, planning a research-creation project with his partner, Beatriz Herrera, who is a intermedia artist (ceramics, sculpture and robotics, see http://beatrizherrera.ca/about/). The project involves building what they call “semi-living terrariums” as prototypes toward a garden. Sensor and electronics people, not just people with green thumbs, will probably be welcome for a transdisciplinary team!
*International Biohacker Meetup Event - September 2019?? (including Guy Aidelberg, Fran Quero, Nieves Cuba Mateo, and many others...)

==Point 5: Other Business==
*wemakeit credit (200.-) - to back something special??
*Merry CRispr - who wants to join me (Vanessa) for a Complete kit +/- 1700€
*tbd

[[Category:Board Meetings]]

20190123 Board Meeting

2019-01-23T16:57:11Z

Luchenry:

2018-09-12T18:56:39Z

Luchenry: /* Bilan Financier */

Assemblée Générale Extraordinaire 

'''ENGLISH BELOW''' 

* Langue principale cette semaine: '''Français'''
* Thème: '''Assemblée Générale Extraordinaire'''
* Date: '''Mercredi 12.09.2018, 19h30''',
* Lieu: Salle Gaston Lagaffe, au 3ème étage (Mass Challenge) aux Ateliers de Renens, Chemin du Closel 5, 1020 Renens.

Venez nombreux pour discuter du '''futur de l’association.''' En effet, il est probable que l’on [http://wiki.hackuarium.ch/w/20180808_Special_Board_Meeting doive déménager]. 
 
Quel que soit l'issue du vote sur ce sujet, tous nous voulons remercier la Fondation Inartis et son espace UniverCité de nous avoir hébergé durant ces quatre dernières années. Nous avons bénéficié les deux de ce liason. Cependant, UniverCité et Hackuarium ont tous deux évolué de manière importante et il est temps d'envisager options pour les prochaines années.
 

__TOC__

 

=Ordre du jour de l'Assemblée Générale Extraordinaire du 12 septembre 2018 (fr)=

==Bienvenue et liste des présences==

Pour rappel, le droit de vote est réservés aux membres ayant leur cotisations à jour. 
Comptes de membres et de procurations signés...

19 membres actifs sont présents

* Masoud Alipour
* Rachel Aronoff
* Joël Cristin
* Olivier Emery
* Luc Henry
* Daniel Hernandez
* Yann Heurtaux
* Michel André Horisberger
* Vanesa Lorenzo Toquero
* Guy Mayor
* Florian Patiny
* Luc Patiny
* Océane Patiny
* Yann Pierson
* Heloise Piguet
* Anne-Laure Pittet
* Gustavo Santa Maria
* Sam Sulaimanov
* Raffael Tschui

==Le point sur UniverCité et leur proposition de contrat d’hébergement==

La Présidente de l'association Hackuarium (Rachel) présentera les dernières nouvelles qui nous concernent tous.
En quelques mots: alors que jusqu’à maintenant nous n’avions pas de loyer à payer, la Fondation Inartis qui gère UniverCité a désormais demandé un loyer avoisinant les 400 CHF/m2/année. (min offre à jour 28.8: 2000CHF/mois) 

==Bilan des activités pour rendre notre association vraiment durable et trouver un nouvel espace==

Sam, membre du comité Hackuarium et fondateur et président de l’association Octanis, présentera les dernières nouvelles sur notre recherche pour un espace commun avec Octanis et d'autres, avec qui l'idée est de former une cooperative. 

==Bilan Financier==
Masoud, trésorier, présentera le bilan de la situation financière actuelle de l’association et des idées pour la collecte de fonds. 
Aurions-nous besoin de modifications à notre charte, pour même faire un «business plan»? si oui, on peut le faire pour l'AG prochaine (fev2019??) 
Normalement, Hackuarium peut joindre dans le cooperative, sans perdre ses valeurs de la recherche ouverte...

==Propositions Spécifiques==
1) Rester, Payer le loyer comme demandé par Inartis. 
La proposition de Gianpaolo: 
Chers membres, au cours des 4 dernières années, nous n'avons jamais eu à payer le loyer, l'électricité, internet, l'eau, le chauffage et la climatisation. Libérés de ces préoccupations, nos membres ont profité de leur temps bienveillant pour développer des projets qui auraient été beaucoup plus difficiles à développer ailleurs. Inartis a accueilli et soutenu notre association et nos membres au cours de ces 4 années. Nous avons eu nos hauts et nos bas. Notre juste part des routes cahoteuses et des vents violents. C'est ce qui fait de nous ce que nous sommes aujourd'hui. Maintenant, nous sommes face à face. Je vous invite à exprimer votre gratitude. Je propose d'accepter l'offre d'Inartis et de payer notre loyer, alors que nous recherchons un lieu qui correspond mieux à nos besoins. Qui peut dire où mène la route? Aujourd'hui, Hackuarium peut se permettre de payer un loyer, et avec Octanis, nous explorons de plus grands espaces à louer. Je vous invite à être reconnaissant. Merci d'avoir considéré ma proposition. 
Pour: 
Contre: 
Sans avis: 

2) Rester, Négocier 
Pour: 
Contre: 
Sans avis: 

3) Partir, à joindre la 'space alliance' 
Proposition de Sam: 
Le comité d'Hackuarium reçoit le mandat de rechercher, négocier et sélectionner un nouvel espace avec la 'space alliance' et rend compte à l'assemblée générale dans 6 mois. 
Pour: 
Contre: 
Sans avis: 

4) Partir, autre 
Pour: 
Contre: 
Sans avis: 

5) Si on part, faire une plaque commemorative 
Proposition de Yann Heurteux 
Pour: 
Contre: 
Sans avis: 

Qui ?
Budget??

6) Quoiqu'il arrive - Garder un lien avec les résidents des Ateliers de Renens 
Proposition de Yann Heurteux: 
extrait de son mot: 
Hackuarium doit organiser une fois tous les deux mois, un #OpenHackuarium spécial à Mass Challenge, où que nous déménagions : 
- pour garder un lien avec ce bâtiment où tout à commencé pour nous et ne pas être oubliés des communautés qui l'habitent, 
- pour continuer régulièrement à inspirer et être inspirés par les accéléré·e·s chez MC et les autres colocataires des Ateliers, 
- pour continuer à contribuer à Renens, dans ce bâtiment, après qu'on nous y ait hébergé gracieusement pendant 4 ans, en remerciement pour tout ce que la commune a permis pendant ces années. 
Je (YH) suis volontaire pour organiser ces rencontres bimestrielles, et m'assurer que les résidents des Ateliers y soient correctement et systématiquement invités. 
Ce serait l'occasion pour nous également de continuer à présenter régulièrement aux résidents des Ateliers les projets sur les quels nous travaillons, devant un public a priori étranger à nos thématiques, et continuer à alimenter la transdisciplinarité et la diversité au cœur de nos valeurs en restant au contact de ce que d'autres continueront à faire ici.
Si notre budget le permet, ces rencontres seraient suivies d'un apéro à la taproom de la Nébuleuse. 

Pour: 
Contre: 
Sans avis: 

==Questions Logistiques==
Si la decision est de partir: 
légalement on pense d'avoir le droit à 6 mois préavis 
avec 3 mois, on est à la fin d'octobre 
si les choses arriveraient - fin septembre?? (c'est ça Inartis veut, mais après discussion, on peut voir...) 
Comment?? Budget? Si la 'space alliance' prendrait 6 mois - dépannage chez Octanis? (et pour la bio? les

==Minigrants==

N'oubliez pas que les projets Hackuarium peuvent bénéficier d'une assistance allant jusqu'à 500CHF. 

Faites un budget détaillé et envoyez votre demande au comité par email 

==Autres==

Lettre pour nos amis et sponsors 

LemanMake 29 & 30 septembre à Renens: 3 stands de Hackuarium prévus! Qui peut nous rejoindre là-bas? 

AGENDA of the EXTRAORDINARY GENERAL ASSEMBLY meeting(en) 

 
All members are invited to come and discuss the future of the association. 

It is likely that we will have [http://wiki.hackuarium.ch/w/20180808_Special_Board_Meeting to move]... 

We will always be grateful to Inartis and UniverCité for hosting us these last 4 years, but everyone must grow and move at some point ...;)
 
We both benefited from this association, and it is time to consider years ahead.

=Agenda of the Extraordinary General Meeting of September 12, 2018=

==Welcome and attendance list==
reminder about members voting 
counts of members (and signed excused voters...)

==Update on UniverCité and their hosting contract proposal==

Rachel will present the latest news that concerns us all. 
While until now we had no rent to pay, Inartis has now asked for a (apparently non-negotiable) rent of about 400 CHF / m2 / year. (minimal offer to date 28.8 of 2000/month) 
 

==Review of activities to make our association really sustainable and find a suitable space==

Sam, member of the Hackuarium Board and founder and president of the association, Octanis, will present the latest news about our search for a common space with Octanis and some great start-ups, with whom the current idea is to form a cooperative. 

==Review of current financial status for the Association==

Masoud, treasurer, will present a summary of the current financial status of the assocation and some ideas for fundraising. 
? would we need modifications to our Charter, in order to even make a 'business plan'? if needs be, that can be done at our next General Assembly meeting. 
Normally, Hackuarium could join in the cooperative without giving up on its values for open research...

== Specific Proposals ==
1) Stay, Pay the rent as requested by Inartis. 
for - Gianpaolo .
his proposition: 
Dear members, in the last 4 years, we never had to pay the rent, electricity, internet, water, chauffage and air-conditioning. Free of these preoccupations, our members used their benevolent time to develop projects that it would have been much more difficult to develop elsewhere. Inartis hosted and supported our association and our members in these 4 years. We had our ups and downs. Our fair share of bumpy roads and heavy winds. That's what made us what we are today. Now we stand in front of each other. I'm inviting you to express gratitude. I propose to accept the offer of Inartis and to pay our rent, while we search for a place that better fits our needs. Who can say where the road goes? Today Hackuarium can afford to pay a rent, and indeed with Octanis we are exploring bigger spaces to rent. I'm inviting you to be grateful. Thank you for considering my proposition. 
against - 
discussion 

2) Stay, Negotiate 
for - 
against - 
discussion 

3) To leave, to joining in with the "space alliance" 
for - Sam 
excerpt from his proposition: 
The board of Hackuarium receives a mandate to search for, negotiate and select a new space with the space alliance and reports to the general assembly in 6 months. 
against - 
discussion 

4) To leaving, other 
for - 
against - discussion 
what alternatives? how? where??

5) If we leave the Ateliers, make a commemorative plaque 
for - Yann Heurteux 
against - 
discussion 
Who?
Budget??

6) Whatever happens - Keep a link with the residents of the Renens Workshops

for - Yann Heurteux 
excerpt from his note: 
Hackuarium should organize, every other month, a special #OpenHackuarium at Mass Challenge, in order: 
- to keep a link with this building where everything began and not be forgotten by the communities that remain, 
- to continue regularly to inspire and be inspired by the accelerators at MC and the other Ateliers groups, 
- To continue contributing to Renens, in this building, after being hosted for free for 4 years, in thanks for all that the municipality has allowed during these years. 
I (YH) volunteer to organize these bimonthly meetings, and ensure that the other groups are properly and systematically invited. 
It would also be an opportunity for us to continue to regularly present to the residents of the Workshops the projects we are working on, in front of an other audience and keep in touch with what others will continue to do here. 
If our budget allows, meetings with an aperitif at the room of La Nebuleuse. 
 
Against - discussion 
 
Votes ...
 
 

==Logistical Questions==
If the decision is to leave, 
we think we have the legal right to 6 months' notice. 
if we are ok with 3 months, that puts us at the end of October. 
if things work out, we could even go as early as the end of September? (that is what Inartis would like, but with recent discussions, perhaps some flexibility is possible.) 
How? Budget?? If the space alliance decision will take 6 months, to make do with Octanis (Ecublens)??
 

==Minigrants==

Don't forget that Hackuarium projects can get support of up to 500chf. 
Make a budget and send your request to the Board! 

==Other Business==
Letter for our friends and sponsors 

LemanMake 29.30sept in Renens: 3 stands for Hackuarium are planned! Who can join us there?? 

[[Category:UpcomingEvents]]
[[Category:Events]]
[[Category:Work In Progress]]